⇐ ECD overzicht

• Handleiding voor therapeuten
• 2 step authentication instellen
• Je consult archiveren wat is dat?
• ECD Video's

Om je aan te melden en toestemming te krijgen om in het ECD te werken heb je 2 dingen nodig:

1. Je beroepsorganisatienummer.
   • oa. te vinden op je licentie en je accountpagina op kwaliteitsysteem.nl
2. Je activeringscode.

• Ga naar je account pagina op kwaliteitsysteem.nl
• Klik in de rechterkolom op de onderste groene balk met de titel “ECD toegangs code: alleen nodig bij activeren” om dat venster te openen.
• Kopieer de activeringscode en klik op de link er onder (Aanmeldformulier Elektronisch cliëntendossier…).
  • Je wordt nu door gelinkt naar het aanmeldformulier op kwaliteitspraktijk.nl

• Voer in het bovenste tekst veld de activeringscode in die je zojuist hebt opgehaald bij https://kwaliteitsysteem.nl
• Vul de overige tekst velden in om je aan te melden
• Lees de Algemene voorwaarden en Privacyverklaring alvorens akkoord te gaan.
• Klik op de “aanmelden” knop.
• Als alles goed is gegaan opent het inlog scherm.
• Log in met je zojuist opgegeven inlognaam en wachtwoord.
• Als je eenmaal ingelogd bent zul je altijd vanzelf naar je account pagina worden omgeleid.
  • Je kunt altijd terug naar je accountpagina door in het menu (links boven) op de pagina op “Gebruikers” en dan “Mijn account” te klikken.
• Vul je account gegevens aan en sla deze op.
• Tekst velden gemerkt met een * zijn verplicht in te vullen velden.

We raden je ten zeerste aan om (uit veiligheidsoverwegingen) zo snel mogelijk je 2 step authentication in te stellen.

• Meer informatie over hoe "2 step authentication" in te stellen

Als je eenmaal toestemming hebt gekregen om te werken met/in het ECD op kwaliteitspraktijk.nl en je hebt (eventueel) de 2 stappen autorisatie ingesteld, kun je verder gaan met het aanmaken van cliënten en consulten voor deze cliënten. Hieronder eerst nog wat aanvullende informatie over je accountpagina.

Als je als therapeut inlogt in het systeem word je automatisch doorgelinkt naar je (therapeuten) account pagina. Naast je basisgegevens vind je op deze pagina (in de rechterkolom onder je Account Gegevens) nog een download sectie waar je diverse templates voor eigengebruik kunt downloaden. Onder de templates nogmaals de Algemene voorwaarden en Privacyverklaring

Wij raden je aan de templates (die te vinden zijn onder de kop “Downloads” in de rechterkolom van je accountpagina) te gebruiken zodat je aan alle eisen van een ECD voldoet. Deze bestanden kunt je later uploaden in een consult van je cliënt.
We hebben 4 templates voor je gemaakt:

• Basis cliëntendossier
• Behandelovereenkomst
• Minderjarigen toestemmingsformulier
• Cliënt tevredenheids-onderzoek

• Klik in het “zorgverlener menu” (aan de rechterkant van de pagina) op “Cliënten”.
  • De cliënten-overzicht-pagina wordt geopend.
• Voer de gegevens van de nieuwe cliënt in (in het formulier in de linker kolom) en klik op de knop “Cliënt aanmelden” om de nieuwe cliënt op te slaan in het systeem

Achter de schermen maken wij een sterk wachtwoord aan dat verder bij niemand bekend is. Dit om de cliëntgegevens goed af te schermen. Later kun je als therapeut een tijdelijk nieuw wachtwoord aanmaken voor iedere cliënt die je inzage in het cliëntendossier wil geven. daarover later meer.

• Als je de nieuwe cliënt in hebt gevoerd zal de cliënt in de cliëntenlijst (in de rechter kolom) verschijnen.
• Om naar de account pagina van een van je cliënten te gaan klik je op de naam van de betreffende cliënt in de cliënten lijst.
• Vul hier de gegevens van de cliënt aan en sla de aanpassingen op.

Als je een cliënt kiest uit je cliëntenlijst opent de “Cliënt account pagina”.

Op deze pagina kun je:

• De basis gegevens van de cliënt aanvullen/aanpassen.
• De pagina bereiken waarmee je de cliënt toegang tot het ECD geeft en/of het ECD van de betreffende cliënt exporteert, zodat je deze naar de cliënt kan sturen. Daarover later meer…
• De cliënt uit het systeem verwijderen.
  • Deze optie is te vinden net boven de “Opslaan knop” in het rode kader.
    • Om de geselecteerde cliënt te verwijderen zet je de schakelaar voor de optie “Cliënt verwijderen” aan en klik je vervolgens op de “Opslaan knop”.
      • Let op: Alle gegevens van de betreffende cliënt zullen uit het systeem worden verwijderd en kunnen niet meer terug gezet worden!

Als je de basisgegevens van een cliënt hebt ingevuld wordt een (geopend) leeg consultformulier getoond onder de basisgegevens van de cliënt en kun je direct aan de slag.

• Ieder consult heeft 2 verplicht in te vullen velden (“Naam | Titel” en “Datum”).
• Naast de tekst velden die je kunt gebruiken is het ook mogelijk om bestanden toe te voegen aan een consult. Deze optie is te vinden onderop in het “consultenformulier” maar wordt pas zichtbaar als je het consult voor de eerste keer hebt opgeslagen.
  • NOTE: Sla om een bestand toe te voegen (te uploaden) eerst het formulier op! om de upload optie in het formulier te tonen.

Als je klaar bent met een consult kun je dat consult archiveren. Zolang het consult nog niet is gearchiveerd is het consult nog te bewerken en zal open getoond worden (onder de basisgegevens van de cliënt) als je terug komt op de accountpagina.

• De “archiveren optie” is te vinden onderop in het blauwe kader van het formulier
  • Zet de schakelaar voor de tekst “Archiveren tijdens opslaan” om/aan.
  • Sla het consult op door op de “Opslaan knop” te klikken.
  • De pagina zal opnieuw worden geladen met het zojuist gearchiveerde consult bovenaan in de “Consultenlijst” in de rechter kolom.

Consulten die gearchiveerd zijn kunnen niet meer worden aangepast!
Een nieuw leeg consult zal pas (onder de basisgegevens van de cliënt) verschijnen als het laatste consult is gearchiveerd.

In de rechterkolom van de cliënt accountpagina staan alle consulten in de volgorde dat ze zijn aangemaakt.

• Het laatste consult bovenaan in de lijst.
• Open een consult door op de betreffende groene balk te klikken.

Er zijn 2 manieren om het ECD inzichtelijk te maken voor je cliënten.

1. Maak een nieuw tijdelijk (48 uur geldig) wachtwoord aan voor de cliënt waarmee de cliënt toegang krijgt tot de “Cliëntendossier export pagina”
2. Download een .zip bestand met daarin alle consulten en bijbehorende bestanden.

Beide opties zijn te bereiken via de “Cliëntendossier export pagina”

• Ga naar de accountpagina van de cliënt waarvoor je het ECD inzichtelijk wil maken.
• Open het “Cliënt gegevens venster” door in de linker kolom op de bovenste groene balk met de titel “Cliënt gegevens” te klikken.
• In dit venster klik je vervolgens op de link “Cliëntendossier inzichtelijk maken” (bovenaan in de rechterkolom).
• De “Cliëntendossier export pagina” opent met aan de rechterkant een overzicht van alle consulten en aan de linker kant een overzicht van de gegevens en de optie om een .zip bestand te maken (en downloaden) en om een wachtwoord voor de cliënt aan te maken waarmee de cliënt toegang tot deze pagina krijgt.

• Een .zip bestand (met daarin alle consulten en bijbehorende bestanden van de betreffende cliënt) kun je vanaf de “Cliëntendossier export pagina” direct downloaden door op de knop “Download consulten .zip bestand” te klikken.
  • Om de .zip te kunnen downloaden moeten pop-ups voor kwaliteitspraktijk.nl zijn toegestaan.

Op de “Cliëntendossier export pagina” kun je ook een wachtwoord aanmaken om de betreffende cliënt toegang te verlenen tot de gegevens op deze pagina.

• In de linker kolom is de optie om een nieuw wachtwoord aan te maken te vinden onder de gegevens en onder de optie om een .zip bestand te downloaden.
  • Klik op de groene balk met de titel “TOEGANG VERLENEN (reset wachtwoord)” om het betreffende venster te openen.
    • In het blauwe kader van dit venster is nog wat extra uitleg te vinden over de te volgen stappen.
• Met het wachtwoord dat je hier aanmaakt (en de inlognaam (zie blauwe kader)) kan de cliënt inloggen op de pagina (https://kwaliteitspraktijk.nl/wp-login.php) waar hij of zij, zijn of haar consulten kan inzien en/of downloaden.

Het wachtwoord is 48 uur geldig waarna het wachtwoord gereset wordt en de cliënt geen toegang meer geeft tot het ECD!